Im Laufe des Jahres wird „Mein Amt“ ausgerollt, ein Bürgerportal für Gemeinden, das von der österreichischen k5 Entwicklungspartnerschaft, entwickelt wurde. Die neue Anwendung bringt die Verwaltung näher zu den BürgerInnen.

Ist das Paket schon verschickt? Und wenn ja: Wo befindet es sich gerade, wann wird es ankommen? Wer gelegentlich im Internet einkauft, kennt diese praktische Funktion von Amazon und Co: Man bekommt in Echtzeit Updates über den Fortschritt einer Lieferung. Auch beim Onlinebanking gehört es längst zum Standard, dass man benachrichtigt wird, sobald eine Überweisung getätigt wurde. Diese Informationen geben Sicherheit und Kontrolle. Man weiß: Alles läuft nach Plan.

Markus Schwab - Kufgem

Kundenportale, in denen man sich über den Stand der Dinge informieren und problemlos Adressdaten, Zahlungsmodalitäten oder anderes ändern kann, sind aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Aber noch sind die Gemeinden nur teilweise in der Lage, bei ihren Onlinediensten dieselbe Bedienerfreundlichkeit anzubieten, die man von vielen anderen Anbietern gewohnt ist. Das soll sich nun ändern.

Für Gemeinden & BürgerInnen entwickelt

„k5 und k5|Next“, die mit Abstand führende Verwaltungssoftware für österreichische Gemeinden, führt derzeit ein neues Serviceportal für Bürgerinnen und Bürger, das in Hinblick auf Nutzerfreundlichkeit auf der Höhe der Zeit ist, ein. Möglich macht das eine Kooperation mit GEM2GO. „Mein Amt“ – so heißt die neue Applikation – lässt sich auch über die GEM2GO App abrufen. Einzige Voraussetzung: Für die Nutzung von Mein Amt wird eine ID Austria benötigt. Damit ist eine ebenso einfache wie sichere Identifikation möglich.

Mein Amt ist ein Herzensprojekt von Markus Schwab, Prokurist bei Kufgem. Das auf Verwaltungslösungen spezialisierte Tiroler IT-Unternehmen ist nicht nur Partner von GEM2GO, sondern auch eine von fünf Firmen, die sich zu einer Entwicklerpartnerschaft zusammengeschlossen haben und seit vielen Jahren mit k5 eine Verwaltungssoftware anbieten, auf die gut 80 Prozent aller österreichischen Gemeinden vertrauen. Mit „k5|Next“ gibt es nun eine völlig neuentwickelte Plattform, die im Laufe dieses Jahres in den Partnergemeinden aufgesetzt wird. Das ist die Voraussetzung dafür, dass „Mein Amt“ integriert werden kann und damit die Verwaltungsarbeit vereinfacht. Ganz neu ist die Idee übrigens nicht: „Ein Online-Bürgerportal gab es schon vor vielen Jahren“, erzählt Schwab. Aber das sei eine ziemlich komplizierte Angelegenheit gewesen. „Damals gab es noch keine ID Austria und das hat den Anmeldeprozess sehr schwierig gemacht.“ Dieses Problem ist nun gelöst.

Im Grunde wird mit „Mein Amt“ auch in der Gemeinde fortgesetzt, was man als Bürgerin oder Bürger bereits von anderen Behörden auf Bundes- oder Landesebene kennt – etwa von FinanzOnline. Mit der ID Austria ist die sichere Identifikation bei der Anmeldung kinderleicht. Ebenso reibungslos funktioniert es bei „Mein Amt“.

Komfortabel & informativ

Was aber lässt sich mit der neuen Applikation machen? Eine ganze Menge, meint Schwab. Zum einen sind Gemeinden damit auf der Höhe der Zeit, was beispielsweise Akteneinsicht betrifft. Wie sieht es mit meiner Baubewilligung aus? Was ist diesbezüglich im Gemeindeamt bereits geschehen. Und: Muss ich vielleicht noch das eine oder andere Dokument nachreichen? All das lässt sich mit der neuen Anwendung ganz bequem von zu Hause aus abfragen – wenn es sein muss, sogar mitten in der Nacht. So wie man es von anderen Diensten gewohnt ist.

Mein Amt kann aber noch viel mehr. Man kann als BürgerIn damit problemlos einen Abbuchauftrag einrichten oder sich darüber informieren, wie viel man in den letzten Jahren an Gebühren gezahlt hat. Anträge lassen sich per Mausklick einbringen, sobald sie bearbeitet werden, wird das in „Mein Amt“ angezeigt. Persönliche Daten können problemlos geändert werden. Und: Über Mein Amt können Briefe der Gemeinde auf Wunsch auch elektronisch per E-Mail zugestellt werden. Die Darstellung aller Dokumente, egal ob physisch oder digital, erfolgt über das Sendungsarchiv und stehen damit in Mein Amt zur Verfügung. So kommt man dem Digitalisierungswunsch der BürgerInnen nach.  

Bürgerintegration mit Erfahrung

Dass „Mein Amt“ in die GEM2GO App integriert wird, war bald klar. Zum einen, weil die verschiedenen Unternehmen schon jetzt partnerschaftlich zusammenarbeiten, wenn es darum geht, besonders innovative IT-Lösungen für Gemeinden zu entwickeln und anzubieten. Aber auch, weil so das Know-How der jeweils führenden Anbieter in diesem Bereich gebündelt wird. „Im Grunde lassen sich Mein Amt und GEM2GO vergleichen“, sagt Andreas Rieser, Marketingprofi bei Kufgem. „Es geht immer darum, die Gemeinde mit den Bürgerinnen und Bürgern zu verbinden.“ Mit der partnerschaftlichen Entwicklung von Mein Amt kommt die Verwaltung in Österreich näher zu den Menschen, sie wird greifbarer. Das ist nicht nur eine Erleichterung im Alltag, weil Behördenwege enorm vereinfacht werden. „Mein Amt“ gewährt auch einen spannenden Blick in den digitalen Maschinenraum der Gemeindeverwaltung und stärkt so die Identifikation der Menschen mit ihrer Gemeinde.